Komunikasi Bisnis pertemuan ke-2

  Nama : Sekar Ayu Chairunisa

  Npm  : 1A214105

  Kelas : 4EA36

 PENGERTIAN PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.

I.          Pelemahan Konsep Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1.         Perencanaan, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.          Pengorganisasian, proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.           Revisi, kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

II.        Penentuan Tujuan

1.      Mengapa tujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain:

a)      Keputusan untuk meneruskan pesan

b)      Keputusan untuk menanggapi audiens

c)      Keputusan untuk memusatka isi pesan

d)     Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2.         Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a)          Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

b)          Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.

c)          Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain.

3.           Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:

a)          Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

b)          Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

c)          Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

d)         Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)

III.       Analisis Audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa

individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda

beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud

dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan

dihadapi.

1).        Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

2).        Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

3).        Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

4).        Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

5).        Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

6).        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

• Temukan apa yang ingin diketahui audiens : Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
•  Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan :Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
• Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens : Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
• Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat: Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
• Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens: Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

7)         Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens : Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

IV.       Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu

adalah :

1). Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

1.      storyteller’s tour

2.      random list

3.      cfr (conclusions findings recomendation) worksheet

4.      journalist approach

5.      quetion and answer approach

2).        Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

V.         Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

·         Saluran komunikasi lisan

• Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

·         Saluran komunikasi tertulis

• Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.